Saviez-vous que?
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Comment organiser et préserver vos archives: quelques conseils


Il importe tout d'abord de manipuler vos documents avec précaution pour ne pas les abîmer. Si possible, tentez d'identifier vos archives: À quelle occasion ou à quelle date furent-elles produites? À quelle(s) personne(s) se réfèrent-elles? Ces informations devraient être notées sur une feuille à part ou sur une chemise protégeant le document. Si vous écrivez au dos de vos documents (que ce soit des photographies ou des documents papier), un crayon à mine de plomb est de mise!

Il est également fort important de donner une certaine organisation à vos archives. Le repérage n'en sera que plus aisé. Vous pouvez par exemple les regrouper ou les classer:

  • par genre (correspondances, photographies, etc.);
  • par secteur d'activité (études, emplois, implications, etc.);
  • de façon chronologique.

Profitez de l'occasion pour élaguer tout document n'ayant pas de valeur historique (doublons, factures banales, etc.). Vous sauverez de l'espace et simplifierez grandement l'organisation de vos documents.

Pour assurer la préservation de vos documents, quelques précautions doivent être considérées. D'abord, évitez de conserver vos documents dans des endroits poussiéreux et humides (sous-sol, grenier) et où la température varie trop fréquemment (garage, cabanon). Les sources de chaleur et les espaces trop exposés à la lumière sont également à proscrire.

Pour organiser et entreposer vos documents, optez pour du matériel (chemises, boites, enveloppes) sans résidu acide, que vous pourrez trouver dans tout magasin spécialisé dans la vente de fournitures de bureau. Retirez les trombones, agrafes, pinces métalliques ou élastiques: ils abiment les documents et peuvent y laisser des traces irrémédiables.

 
Selon le type de document, d'autres précautions s'imposent
 
Les documents textuels ne devraient jamais être pliés. Si vous détenez des documents de grandes dimensions (cartes, plans), il est préférable de les rouler. Un document plié depuis fort longtemps est plus susceptible de se déchirer lorsque vous tenterez de le consulter un jour.

Vos épreuves photographiques méritent un traitement tout aussi méticuleux. Idéalement, les photos devraient être conservées dans des pochettes ou des boîtes sans résidu acide. Si toutefois vous souhaitez constituer des albums, n'utilisez pas de colle, de ruban adhésif ni de pages autoadhésives pour fixer vos photos. Il est aussi recommandé de ne pas retirer les photos d'un vieil album, car les risques de déchirures sont trop grands.

De nos jours, de plus en plus de documents sont conservés sur ordinateur ou sur support numérique (CD, DVD, etc.). Considérant la fragilité de ces technologies, assurez-vous d'effectuer des copies de sauvegarde au moins une fois par année. Il pourrait aussi être pertinent de faire imprimer les documents les plus importants (CV, photographies significatives, courriels importants, etc.).


 
Pour en savoir plus :
 
Archives nationales du Québec, Bédard, Jacques et al., «Que faire avec vos documents personnels? Lesquels conserver? Pendant combien de temps? Pourquoi? Lesquels détruire? Quand?», novembre 1998, http://www.banq.qc.ca/documents/services/archivisti%20que_ged/ARCHPER.pdf.
 
Bibliothèque et Archives nationales du Québec, À l'abri de l'oubli. Petit guide de conservation des documents personnels et familiaux, Montréal, Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2008, 64 p.
 
Héon, Gilles, Marc Beaudoin et Natalie Bissonnette, Comment gérer vos documents personnels: supports et témoins de la vie quotidienne, Québec, Association des archivistes du Québec, 2011, Coll. «Guides pratiques de gestion», 63 p. + index.
 
Institut Canadien de Conservation, «Prendre soin des objets», décembre 2011, http://www.cci-icc.gc.ca/caringfor-prendresoindes/objects-objets-fra.aspx.
 


 
 

 
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